Initiierung 1 - Schlüsselkomponenten der Projektinitiierung

Google Project Management Certificate · Kurs 2: Projektinitiierung - Ein erfolgreiches Projekt starten

---

Wo die Initiierung im Lebenszyklus steht

Jedes Projekt durchläuft vier Phasen, und die Initiierung ist die erste davon.

Initiierungdie Idee definieren

→

Planung

→

Ausführung

→

Abschluss

Der Projektlebenszyklus - unabhängig von der Methodik beginnt jedes Projekt hier.

Die Initiierung ist die Phase, in der aus einer losen Idee etwas Zusammenhängendes wird und der Beginn eines Plans entsteht. Sie startet, nachdem jemand ein Problem oder eine Chance innerhalb der Organisation erkannt hat - oft eine Führungskraft oder ein Sponsor, der ein neues Produkt einführen, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden verbessern, Kosten senken und so weiter möchte.

Hinweis

Selbst wenn die Idee von jemand anderem stammt, ist es die Aufgabe der Projektmanagerin bzw. des Projektmanagers, alle Bausteine herauszuarbeiten, die zusammenkommen müssen, damit die Arbeit tatsächlich erledigt werden kann - die Ziele, Ressourcen und Details - auf Grundlage erster Gespräche mit den Stakeholdern.

Warum eine gute Initiierung wichtig ist

Weil sie die erste Phase ist, legt die Initiierung das Fundament. Macht man sie gut, steht der Rest des Projekts auf festem Boden; überstürzt oder überspringt man sie, tauchen Probleme später auf, wenn ihre Behebung weitaus teurer ist.

Achtung

Was eine schlechte Initiierung im weiteren Verlauf verursacht:

• Ohne ein klares Verständnis der Ziele unterschätzt man die benötigten Ressourcen oder die Dauer der Arbeit.
• Ohne mit den Stakeholdern zu vereinbaren, wie Erfolg aussieht, hält man das Projekt vielleicht für gelungen, während sie das Gefühl haben, es habe ihre Ziele nie erreicht.
• Zu den Symptomen in späten Phasen gehören ein Budgetmangel, eine verpasste Frist oder zu wenige Personen, um die Arbeit fertigzustellen.

Tipp

Alle frühzeitig auf denselben Stand zu bringen spart dem gesamten Team Zeit und Nacharbeit über das ganze Projekt hinweg. Fürs Quiz: Merke dir, dass mangelnde Vorbereitung in der Initiierung die Grundursache der meisten Fehlschläge in späteren Phasen ist.

Die Kernarbeit der Initiierungsphase besteht darin, den Stakeholdern die richtigen Fragen zu stellen, zu recherchieren, Ressourcen zu bestimmen und die Schlüsselkomponenten klar zu dokumentieren - was gemeinsam den Umfang des Projekts (seine Grenze) festlegt.

---

Die Schlüsselkomponenten, die von Anfang an zu bestimmen sind

Es gibt sechs Komponenten, die während der Initiierung festzulegen sind, und sie bauen ungefähr in dieser Reihenfolge aufeinander auf.

#	Komponente	Was sie ist
1	Ziele	Was du zu tun beauftragt wurdest - was das Projekt erreichen will. Meist von Führungskräften festgelegt, mit Unterstützung des PM.
2	Umfang	Der Prozess der Definition der Arbeit, die geschehen muss, um das Projekt abzuschließen (seine Grenze).
3	Liefergegenstände	Die für Kundschaft, Auftraggeber oder Sponsor erstellten Produkte und Dienstleistungen - alles, was das Erreichen des Ziels ermöglicht.
4	Erfolgskriterien	Die Maßstäbe, an denen du misst, wie erfolgreich das Projekt beim Erreichen seiner Ziele war.
5	Stakeholder	Die Personen, die ein Interesse am Abschluss und Erfolg des Projekts haben und davon betroffen sind.
6	Ressourcen	Das Budget, die Personen, Materialien und anderen Mittel, die dir zur Verfügung stehen.

Ziele

→

Umfang

→

Liefergegenstände

→

Erfolgskriterien

→

Stakeholder + Ressourcen

→

Projektauftrag

Die Komponenten gehen ineinander über und werden in einem einzigen Dokument festgehalten - dem Projektauftrag.

Ziele, Umfang und Liefergegenstände

• Ziele stehen an erster Stelle - alle Projekte sollten klare Ziele haben, und sie werden oft von leitenden Führungskräften des Unternehmens mit Beiträgen des PM festgelegt.
• Umfang definiert die Arbeit, die nötig ist, um diese Ziele zu erreichen.
• Liefergegenstände sind das, was du tatsächlich erzeugst. Das können Produktmerkmale und Funktionalitäten, Dokumentation, Prozesse und mehr sein - alles, was hilft, das Ziel zu erreichen.

Hinweis

Liefergegenstände können greifbar oder immateriell sein.

• Greifbar - z. B. das Einreichen eines Kapitels eines Manuskripts, wenn das Ziel die Veröffentlichung eines Lehrbuchs ist.
• Immateriell - z. B. das Ansetzen von Mitarbeiterschulungen, wenn das Ziel die Einführung neuer Kassensoftware in einem Einzelhandelsgeschäft ist.

Erfolgskriterien

Sobald Ziele, Umfang und Liefergegenstände festgelegt sind, definiere die Erfolgskriterien - die konkreten Maßstäbe, die dir sagen, ob das Projekt seine Ziele erreicht hat. Diese frühzeitig zu vereinbaren, ist genau das, was das Missverständnis „Ich dachte, wir hätten Erfolg gehabt / sie dachten, wir seien gescheitert” verhindert.

Stakeholder

Stakeholder sind zentral für fundierte Entscheidungen in jedem Schritt, einschließlich der Initiierung. Sie haben sowohl ein Interesse am Ergebnis des Projekts als auch sind sie davon betroffen, weshalb sie oft diejenigen sind, die die Ziele, Vorgaben, Liefergegenstände und Erfolgskriterien mitgestalten - von der ersten Idee bis zu den erwarteten Ergebnissen.

1. Verstehe die Bedürfnisse der Stakeholder früh in der Phase.
2. Bestätige, dass alle Stakeholder sich über die Ziele und die Gesamtmission einig sind.
3. Erst dann gehe zur nächsten Phase über.

Tipp

Eine Einschätzung aus der Praxis: Die Initiierung belohnt aktives Zuhören - „zuhören, um zu lernen”. Verbringe echte Zeit damit, Stakeholder und Kolleginnen und Kollegen zu treffen, um die Lage zu verstehen. Ein Feature, das ohne Absprache mit den betroffenen Teams gestartet wird, ist ein klassisches Beispiel für übersprungene Initiierung, und es erweist sich meist als völliger Fehlschlag.

Ressourcen

Ressourcen sind das Budget, die Personen, Materialien und anderen Mittel, die dir zur Verfügung stehen. Denke sorgfältig und früh über sie nach.

Achtung

Niemand möchte ein Projekt starten und dann mittendrin feststellen, dass nicht genug Geld oder nicht genug Personen da sind, um die Arbeit fertigzustellen. Das ist ein Ressourcenversagen, das in einer schwachen Initiierung wurzelt.

Alles landet im Projektauftrag

Sobald die sechs Komponenten festgelegt sind, werden sie in einem Projektauftrag dokumentiert.

Hinweis

Ein Projektauftrag ist ein Dokument, das alle Details des Projekts enthält. Er definiert das Projekt und seine Ziele klar, umreißt, was zu ihrer Erreichung nötig ist, schafft einen Rahmen für die Arbeit und kommuniziert diese Details an andere.

Du entwirfst den Auftrag und prüfst ihn dann mit den wichtigsten Stakeholdern, um deren Zustimmung zum Übergang in die Planungsphase zu erhalten. (Aufträge werden in einem späteren Kapitel ausführlich behandelt.)

---

Bewerten, ob ein Projekt sich lohnt

Eine ordnungsgemäße Initiierung bestätigt auch, dass der Nutzen eines Projekts seine Kosten überwiegt. Das Werkzeug dafür ist die Kosten-Nutzen-Analyse (KNA).

Hinweis

Kosten-Nutzen-Analyse - der Prozess, den erwarteten Wert eines Projekts (seinen Nutzen) zu summieren und ihn mit den Geldkosten des Projekts zu vergleichen. Der Nutzen sollte stets die Kosten überwiegen.

Warum überhaupt eine KNA

• Minimiert das Risiko und maximiert den Gewinn für das Projekt und die Organisation.
• Nutzt objektive Daten, was Verzerrungen reduziert und verhindert, dass Eigeninteressen der Stakeholder die Entscheidungen lenken.
• Baut ein starkes Business Case für die Führung auf und hilft der Organisation, nur ihre profitabelsten oder nützlichsten Projekte zu verfolgen.
• Hilft, Verschwendung zu reduzieren und Ressourcen verantwortungsvoll zu investieren.

Leitfragen

Arbeite diese gemeinsam mit den Stakeholdern durch, während du den Vorschlag vorbereitest.

Nutzen

• Welchen Wert wird dieses Projekt schaffen?
• Wie viel Geld könnte es der Organisation sparen?
• Wie viel Geld wird es von bestehender Kundschaft einbringen?
• Wie viel Zeit wird es sparen?
• Wie wird es das Kundenerlebnis verbessern?

Kosten

• Wie viel Zeit werden Personen für dieses Projekt aufwenden müssen?
• Was sind die einmaligen Kosten?
• Gibt es laufende Kosten?
• Und langfristige Kosten?

Greifbar vs. immateriell

Nicht alles ist quantifizierbar, aber immaterielle Aspekte zählen dennoch. Du kannst jede Nutzenfrage umkehren, um die passenden immateriellen Kosten offenzulegen (z. B. könnte das Projekt die Kundenbindung oder die Markenwahrnehmung gefährden?).

Typ	Nutzen (Beispiele)	Kosten (Beispiele)
Greifbar	Erzielter Umsatz, gespartes Geld, gesparte Zeit	Einmalige Kosten, laufende Kosten, langfristige Kosten
Immateriell	Kundenzufriedenheit / -bindung, Mitarbeiterzufriedenheit und -moral, Mitarbeiterproduktivität, verbesserte Markenwahrnehmung	Schaden an Kundenbindung, Mitarbeiterzufriedenheit oder Markenwahrnehmung

Tipp

Um greifbare oder immaterielle Punkte mit Zahlen zu unterlegen, ziehe ähnliche frühere Projekte heran, betreibe Branchenrecherche oder konsultiere Fachleute.

Return on Investment (ROI)

Die Berechnung von Kosten und Nutzen wird auch als Berechnung des ROI (Kapitalrendite) bezeichnet. Der einfachste Ansatz vergleicht die anfänglichen und laufenden Kosten mit dem Nutzen über die Zeit.

Hinweis

ROI-Formel: ROI = (G - C) ÷ C wobei G = erwartete finanzielle Gewinne und C = anfängliche + laufende Kosten. Multipliziere mit 100 für einen Prozentwert.

Durchgerechnetes Beispiel - ein Projekt kostet $6.000 im Voraus plus $25/Monat für 12 Monate und soll voraussichtlich $10.000 über das Jahr einbringen.

1. Laufende Kosten: $25 × 12 = $300, also gesamt C = $6.300.
2. Erwarteter Gewinn: G = $10.000.
3. Zähler: $10.000 - $6.300 = $3.700.
4. Dividieren: $3.700 ÷ $6.300 = 0,587.
5. Als Prozentwert: 0,587 × 100 = 58,7 %.

Tipp

Ein starker ROI ist generell alles über 10 %, also ist 58,7 % stark - ein klares Signal, das Projekt zu verfolgen.

---

Zusammenfassung zur Wiederholung

Initiierung = Phase 1ZieleUmfangLiefergegenständeErfolgskriterienStakeholderRessourcenProjektauftragKosten-Nutzen-AnalyseROI > 10%

• Die Initiierung ist die erste Phase des Lebenszyklus (vor Planung, Ausführung, Abschluss) und legt das Fundament des Projekts; ein schwacher Start verursacht später Budget-, Termin- und Personalfehlschläge.
• Die Aufgabe des PM ist es, die Idee eines anderen in einen echten Plan zu verwandeln, indem er Fragen stellt, recherchiert, Ressourcen bestimmt und alles dokumentiert.
• Sechs Komponenten sind zu definieren: Ziele → Umfang → Liefergegenstände → Erfolgskriterien → Stakeholder → Ressourcen; alle festgehalten in einem Projektauftrag, den die Stakeholder vor der Planung genehmigen.
• Liefergegenstände und Nutzen/Kosten können jeweils greifbar oder immateriell sein.
• Eine Kosten-Nutzen-Analyse (mit objektiven Daten) prüft, ob der Nutzen die Kosten überwiegt; ROI = (G - C) ÷ C, und über ~10 % ist stark.

Tipp

Merksatz in einer Zeile: Ziele, Umfang, Liefergegenstände, Erfolgskriterien, Stakeholder und Ressourcen sammeln → sie im Auftrag dokumentieren → bestätigen, dass der Nutzen die Kosten schlägt (KNA / ROI), bevor es in die Planung geht.