Planung 1 - Der Beginn der Projektplanungsphase

Google Project Management Certificate · Kurs 3: Projektplanung - Alles zusammenführen

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Die Initiierung beantwortete sollten wir das tun, und was genau ist es? Die Planung beantwortet die weit praktischere Frage: Wie kommen wir tatsächlich dorthin? Dieses Modul eröffnet die zweite Phase des Lebenszyklus und arbeitet die erste Hälfte dieser Antwort durch - die Phase starten, das Team ausrichten und das Ziel in Arbeitspakete zerlegen, die klein genug sind, um sie einer Person zu übergeben.

Der rote Faden ist die Zerlegung. Ein Projektziel ist zu groß, um danach zu handeln, also teilst du es in Liefergegenstände auf, dann in Meilensteine, die den Fortschritt markieren, und dann in Aufgaben, mit denen jemand am Montagmorgen anfangen kann. Der Projektstrukturplan ist das Werkzeug, das diese Aufteilung vornimmt, und er ist die praktische Übung des Moduls.

Alles hier setzt voraus, dass die Initiierung wirklich abgeschlossen ist. Der Dozent sagt es ausdrücklich: Die Planung beginnt erst, wenn der Projektmanager benannt ist, Ziele, Umfang und Liefergegenstände genehmigt sind, Personen mit Rollen namentlich feststehen und die Charta von den Stakeholdern freigegeben wurde.

Hinweis

Wo das hingehört: erste Hälfte der Planungsphase. Diese Seite behandelt Kickoff, Meilensteine, Aufgaben, den Projektstrukturplan und die Aufgabenzuweisung. Zeitplan, Zeitschätzungen, Budget und Risikoplan bauen darauf auf und folgen als Nächstes.

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Warum Planung wichtig ist

In der Planung entscheidest du gemeinsam mit dem Team über die Prozesse und Arbeitsabläufe, die nötig sind, um das Ziel zu erreichen. Frühere Projekte sind eine nützliche Referenz, aber jedes Projekt ist anders - ein neuer Ansatz ist deshalb oft der richtige und nicht der riskante.

Der Nutzen summiert sich in zwei Gruppen - den offensichtlichen, mechanischen und den weicheren, die genauso wichtig sind.

Nutzen	Was er dir bringt
Bildet das ganze Projekt ab	Du siehst den gesamten Arbeitsumfang, der zum Ziel führt
Koordiniert nach außen	Richtet Zeitpläne mit anderen Teams, Auftragnehmern und Lieferanten aus
Macht Risiken früh sichtbar	Verzug im Zeitplan, eine Schlüsselperson verlässt das Team, ein Stakeholder ändert die Richtung
Raum zum Gegensteuern	Zeit, Reaktionen zu durchdenken, bevor das Risiko tatsächlich eintritt
Rückhalt (Buy-in)	Die aktive Unterstützung des Teams für den Plan, weil es ihn mitgebaut hat
Vertrauen der Stakeholder	Zeigt, dass das Projekt mit einem detaillierten Plan startet und nicht mit Improvisation
Teamarbeit	Aus einer Gruppe zugeteilter Einzelpersonen wird bis zum Ende der Planung ein echtes Team

Tipp

Das stärkste Argument für Planung ist das gemeinsame Verständnis, das sie schafft. Eine erfahrene Google-Programmmanagerin bringt es in diesem Modul auf den Punkt: Planung setzt den Ton, richtet alle darauf aus, wie Erfolg aussieht, und sorgt dafür, dass Menschen sich trauen, Probleme anzusprechen. Ohne sie redest du mit den falschen Leuten, Dinge verzögern sich, und niemand kann erklären, warum.

Planung muss auch nicht beim ersten Mal richtig sein. Pläne werden sich ändern, während das Projekt sich entwickelt, und das ist erwartbar und kein Scheitern.

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Was in der Planung erarbeitet wird

Die Phase variiert je nach Projekt, aber drei große Artefakte kommen dabei heraus.

ZeitplanStart, Ende und jedes Datum dazwischen

BudgetGesamtkosten, aufgeschlüsselt nach Elementen

Risikomanagementplanwas schiefgehen kann und die Reaktion darauf

Die drei Kernergebnisse der Planungsphase.

Ergebnis	Was es enthält	Beispiel Plant Pals
Zeitplan	Eine Timeline: Startdatum, Enddatum und die Termine dazwischen, festgelegt mit Techniken der Zeitschätzung	Wann Lieferantenangebote angefragt werden, wann der Kickoff mit den Webdesignern stattfindet, wann die Pflanzen lieferbereit sein müssen, wann das Design genehmigt sein muss, das Startdatum
Budget	Die Gesamtkosten, aufgeschlüsselt auf die einzelnen Elemente des Projekts	Kosten für Design und Start der Website, Kosten für die Beauftragung des Pflanzenlieferanten und so weiter
Risikomanagementplan	Eine bewusste Suche danach, wo Ärger entstehen könnte, plus geplante Reaktionen	Die Schätzungen der Entwickler schieben dich über das Startdatum hinaus - also den Umfang reduzieren, ihn anpassen oder mit den Stakeholdern ein neues Startdatum aushandeln

Achtung

Risiko selbst ist unvermeidlich. Nicht unvermeidlich ist seine Auswirkung. Die Planungsfrage ist immer dasselbe Paar: Wo könnte der Zeitplan rutschen, und wo könnte das Budget die Schätzung überschreiten?

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Das Kickoff-Meeting

Hinweis

Kickoff-Meeting - das erste Meeting, in dem Projektteam, Stakeholder und Sponsor zu Beginn eines Projekts oder einer neuen Phase zusammenkommen. Es verankert alle in einer gemeinsamen Vision, schafft ein gemeinsames Verständnis von Zielen und Umfang und macht die Rolle jeder Person klar.

Es ist der formale Start der Planung. Lade die Personen ein, die im RACI-Diagramm aus der Initiierung genannt sind, dazu deine Stakeholder und den Sponsor, damit sie den Plan auf hoher Ebene hören und ihre Perspektive einbringen können.

Warum nicht einfach die Charta verschicken?

Ein berechtigter Einwand - Meetings kosten Zeit, und manchmal reicht eine E-Mail. Aber in einem Projekt, besonders in einem größeren mit mehreren Beteiligten, leistet das Meeting Dinge, die ein Dokument nicht kann:

Schafft eine gemeinsame VisionRichtet alle auf den Umfang ausBaut Vertrauen im Team aufLässt Menschen Fragen stellen und Einsichten beitragenSetzt Erwartungen an den Beitrag jeder Person

Die Agenda

Templates variieren, aber die meisten folgen derselben Form und dauern etwa eine Stunde. Behandle die Zeitangaben als Ausgangspunkt und passe sie ans Projekt an.

Zeit	Agendapunkt	Was passiert
10 Min.	Vorstellungsrunde	Namen und Rollen; wenn Zeit bleibt, ein Fun Fact, um Vertrauen aufzubauen
5 Min.	Projekthintergrund	Wie das Projekt entstanden ist, warum es wichtig ist, und die gemeinsame Vision
5 Min.	Ziele und Umfang	Was im und außerhalb des Umfangs liegt, das angestrebte Startdatum, wichtige Meilensteine
5 Min.	Rollen	Wer wofür verantwortlich ist, über die gesamte Laufzeit
10 Min.	Zusammenarbeit	Gemeinsame Tools (ein Plan in einer Tabellenkalkulation oder Work-Management-Software wie Asana) und wie das Team kommuniziert: tägliche E-Mail-Updates, ein Chatraum, wöchentliche Check-ins
10 Min.	Wie es weitergeht	Erwartungen für den kommenden Zeitraum und die nächsten Schritte jeder Person
15 Min.	Fragen	Die Gelegenheit des Teams, Klarheit zu bekommen, und deine, seine Überlegungen zu hören

So führst du es gut durch

1. Wähle Zeitpunkt und Dauer richtig. Nimm einen Termin, der für alle passt, achte auf die Zeitzonen und begrenze das Meeting auf eine Stunde. Bringe die Kerninformationen nach vorne, damit die verbleibende Zeit Fragen und dem Teambuilding gehört.

2. Lade die richtigen Leute ein. Alle mit einer Rolle in der Entwicklung oder Umsetzung des Projekts - und niemanden, der dort nichts zu suchen hat.

3. Teile die Agenda vorab. Verschicke sie ein bis zwei Tage vorher, mit einer benannten sprechenden Person je Thema, damit sich alle vorbereiten, ihre Beiträge planen und mit Fragen erscheinen können.

4. Bestimme jemanden für das Protokoll. Du wirst den größten Teil des Meetings leiten, und präsentieren und gleichzeitig mitschreiben funktioniert nicht. Bitte im Vorfeld eine Person aus dem Team, Kernpunkte und die Action Items jeder Person festzuhalten.

5. Halte dich an die Agenda. Diskussionen driften ab; sie wieder zum Thema zurückzuführen, ist deine Aufgabe.

6. Erwäge eine Aufzeichnung - nützlich für ein großes oder verteiltes Team, das später noch einmal hineinschauen will - aber hole vorher die Zustimmung aller Teilnehmenden ein.

7. Kümmere dich um die Nachbereitung. Schicke der Gruppe per E-Mail eine Zusammenfassung der Kernpunkte, Ergebnisse und Action Items und lade alle mit weiteren Fragen ein, sich zu melden.

Tipp

Zwei Gewohnheiten vom Dozenten. Lade dazu ein, Fragen und Feedback zusätzlich zum lauten Nachfragen in ein gemeinsames Dokument einzutragen - das schafft Raum für zurückhaltendere Beitragende. Und frage die Zuversicht des Teams zu den Themen des Tages auf einer Skala von eins bis fünf ab und frage dann die mit niedrigen Werten, was ihnen helfen würde. Tu das nur, wenn du auch wirklich lieferst - dein Ruf, Hindernisse aus dem Weg zu räumen, ist die Grundlage der Beziehung.

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Meilensteine und Aufgaben

Diese beiden Begriffe tragen den Rest des Moduls, und die Unterscheidung ist das, was du dir merken solltest.

	Projekt-Meilenstein	Projekt-Aufgabe
Definition	Ein wichtiger Punkt im Projektzeitplan, der Fortschritt zeigt und meist einen abgeschlossenen Liefergegenstand oder eine abgeschlossene Phase signalisiert	Eine Tätigkeit, die innerhalb eines festgelegten Zeitraums fertig werden muss und einer oder mehreren Personen zugewiesen ist
Wesen	Ein Zeitpunkt - ein Checkpoint	Ein Stück Arbeit - etwas, das man tut
Größe	Groß genug, dass ein Stakeholder es sehen wollen würde	Kleiner; typischerweise nichts, was ein Stakeholder prüfen müsste
Beziehung	Wird nur durch das Abschließen mehrerer Aufgaben erreicht	Führt hinauf zu einem Meilenstein
Beispiel	Den ersten Entwurf eines Berichts fertigstellen; die Freigabe der Kundschaft für einen wichtigen Liefergegenstand erhalten	Eine Autorin beauftragen; Recherche durchführen; einen Abschnitt entwerfen

Projektzielden Bericht veröffentlichen / den Service starten

↑

MeilensteineCheckpoints, die Fortschritt belegen

↑

Aufgabendie eigentliche Arbeit, mit benannten Verantwortlichen

Aufgaben führen hinauf zu Meilensteinen, und Meilensteine führen hinauf zum Ziel. Die Nachverfolgung läuft über die mittlere Ebene.

Durchgearbeitetes Beispiel Plant Pals. Ein Liefergegenstand ist eine Website, auf der Kundinnen und Kunden bestellen und Support erhalten. Meilensteine auf dem Weg zum Start sind unter anderem die Freigabe des Website-Designs sichern und Feedback aus dem Nutzertest umsetzen. Um den Design-Meilenstein zu erreichen, erstellt die Designerin erste Mockups, du prüfst sie und gibst Feedback, und die Designerin setzt dieses Feedback um - drei Aufgaben, ein Meilenstein.

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Meilensteine setzen

So identifizierst du sie

1. Betrachte das Projekt als Ganzes. Geh zurück zur Projektcharta und lies das Ziel noch einmal.

2. Liste auf, was das Team tun muss, um dieses Ziel zu erreichen.

3. Zieh die großen Punkte heraus, die Fortschritt anzeigen - das sind deine Meilensteine. Alles Kleinere, etwa Arbeit, die kein Stakeholder prüfen würde, ist eine Aufgabe.

4. Weise jedem Meilenstein eine Frist zu und verteile sie so, dass das Team faire Zeit für die darunterliegenden Aufgaben hat.

Bei Plant Pals sind die Design-Freigabe sichern, die Website-Entwicklung abschließen und Nutzerfeedback umsetzen Meilensteine; erste Designs mocken und eine Landingpage bauen sind Aufgaben.

Zwei Wege, die Aufteilung zu erarbeiten

Ansatz	Wie er abläuft
Top-down-Planung	Lege zuerst die übergeordneten Meilensteine fest und zerlege den Aufwand dann in Aufgaben, gemeinsam mit dem Team, damit nichts übersehen wird
Bottom-up-Planung	Starte bei allen einzelnen Aufgaben, die anfallen müssen, und fasse sie dann zu handhabbaren Blöcken zusammen, die einen Meilenstein ergeben

Die Fristen setzen

Es gibt keine richtige Anzahl an Meilensteinen - manche Projekte haben zwei oder drei, andere Dutzende. Ziel ist, die wichtigsten Ereignisse zu markieren, nicht eine Zahl zu treffen. Beim Verteilen gilt:

• Erwarte in einem monatelangen Projekt nicht mehrere Meilensteine in einer einzigen Woche. Designs zu mocken und Erkenntnisse aus Nutzertests zu sammeln braucht wirklich Zeit.
• Frag das Team nach Schätzungen zu den Aufgaben unter jedem Meilenstein und setze die Frist dann aus dem, was es dir sagt.
• Berücksichtige die Erwartungen der Stakeholder - wann werden sie einen bestimmten Liefergegenstand sehen wollen? Sie wollen regelmäßige Anzeichen für Fortschritt, und Meilensteine sind die Art, wie du ihn zeigst.

Fallstricke, die du vermeiden solltest

Zu viele Meilensteine - jeder verliert an Gewicht, und das Projekt wirkt größer, als es istAufgaben für Meilensteine halten - Meilensteine sind Zeitpunkte, keine ArbeitMeilensteine und Aufgaben getrennt auflisten - sie müssen gemeinsam in einem Plan sichtbar sein

Über die Nachverfolgung hinaus leisten Meilensteine stillere Arbeit: Sie zeigen, wie viel Aufwand wirklich nötig ist, machen deutlich, wo du zusätzliche Ressourcen brauchst, motivieren das Team und lassen ein großes Projekt beherrschbar wirken.

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Der Projektstrukturplan

Hinweis

Projektstrukturplan (PSP) - eine an den Liefergegenständen orientierte Zerlegung eines Projekts in kleinere Bestandteile. Er sortiert die Meilensteine und Aufgaben in eine Hierarchie, in der Reihenfolge, in der sie abgeschlossen werden müssen.

Sein Wert ist ebenso psychologisch wie organisatorisch. Einen Bericht zu veröffentlichen oder eine Konferenz zu organisieren wirkt als ein einziger Brocken einschüchternd; in einen Schritt-für-Schritt-Weg von Anfang bis Ende zerlegt, verliert es seinen Schrecken. Ein gründlicher PSP macht auch die umliegende Arbeit leichter - Kosten schätzen, den Zeitplan bauen, Rollen zuweisen und Fortschritt verfolgen hängen alle davon ab, dass man sieht, wie die Teile zusammenpassen.

Wie er aussieht

Eine gängige Form ist ein Baumdiagramm: der Projektname oben, die Meilensteine auf der zweiten Ebene und die Aufgaben auf der dritten.

Start der Plant-Pals-WebsiteEbene 1 - das Projekt

↓

Design-Freigabe sichern

Die Website entwickeln

Nutzerfeedback umsetzen

↓

Designs mocken

Feedback sammeln

Landingpage bauen

Nutzertests durchführen

Ebene 1 das Projekt, Ebene 2 die Meilensteine, Ebene 3 die Aufgaben, die jeweils zu ihnen hinaufführen.

So baust du einen

1. Fang auf hoher Ebene an. Sammle im Brainstorming mit dem Team die wichtigsten Liefergegenstände und Meilensteine. Bei der Planung eines Firmenevents könnten das Location sichern, Gästelogistik finalisieren und Agenda festlegen sein.

2. Identifiziere die Aufgaben, die nötig sind, um jeden Meilenstein zu erreichen. Location sichern zerfällt in Locations recherchieren, Räume besichtigen und dekorieren, Anzahlung leisten und so weiter.

3. Zerlege Aufgaben in Teilaufgaben. Räume besichtigen und dekorieren zerfällt weiter in Deko-Komitee organisieren, Dekoration einkaufen, Deko-Verantwortlichkeiten zuweisen.

Achtung

Das Diagramm selbst ist ein Denkwerkzeug, kein Liefergegenstand - normalerweise würdest du den Baum nicht in den offiziellen Projektplan aufnehmen. Stattdessen überträgst du die Aufgaben, die er zutage gefördert hat, in eine Tabellenkalkulation oder deine Work-Management-Software, wo sich tatsächlich Verantwortliche zuweisen lassen. Beachte außerdem: Das Beispiel oben deckt einen Liefergegenstand ab (die Website); in einer echten Rolle würdest du einen PSP für das gesamte Projekt bauen.

Wenn der PSP fertig ist und die Aufgaben in einer Tabelle stehen, gilt zweierlei: Du hast eine Menge einzelner Aufgaben, die zu jedem Meilenstein hinaufführen, sodass alle wissen, was passieren muss, um den nächsten Checkpoint zu erreichen - und du bist in der Lage, diese Aufgaben in einer sinnvollen Reihenfolge namentlich benannten Personen zuzuweisen.

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Aufgaben zuweisen

Wer was bekommt

Die Zuweisung folgt normalerweise der Rolle einer Person im Projekt. Bei der Plant-Pals-Website: Die Designerin mockt das erste Design, du prüfst es und gibst Feedback, die Designerin setzt das Feedback um, und ein Entwickler baut anschließend die Website.

Wenn mehrere Teammitglieder dieselbe Rolle teilen, entscheiden zwei zusätzliche Faktoren:

Faktor	Wie er die Entscheidung lenkt
Vertrautheit	Gib jeder Person die Arbeit, die sie ohnehin am besten kennt - ein Entwickler nimmt die Landingpage, der andere die Kontaktseite
Auslastung	Wäge die Zeit in diesem Projekt gegen die anderen Verpflichtungen ab; halte die Lasten im Gleichgewicht

Achtung

Eine Person zu überlasten ist nicht nur unfair, es ist ein Risiko für den Zeitplan. Wenn Menschen sich überlastet fühlen, sinkt die Arbeitsqualität oder die Aufgaben dauern länger - und bezahlen tut das die Projekt-Timeline.

Eine gute Aufgabe formulieren

Gewohnheiten, die das klassische Missverständnis verhindern, etwa in einem Tool wie Asana:

• Beginne den Aufgabennamen mit einem Verb. Nicht Website, sondern Website mocken oder Bilder zur Website hinzufügen.
• Ergänze eine verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum, damit nie unklar ist, wer was bis wann macht.
• Ergänze Details in der Aufgabe selbst: eine Beschreibung, Links zu Dateien oder Anhängen und Kommentare zur Arbeit.

Warum sich Zuweisen auszahlt

Der offensichtliche Nutzen ist, dass es dich freispielt, das Projekt zu managen, statt es selbst zu machen. Die weniger offensichtlichen zählen auf Dauer mehr:

Persönliche Verantwortung - Zuweisen ist eine Vereinbarung, dass die Person die Aufgabe bis zum Ende trägtVerantwortung macht Menschen stärker im Projekt engagiertRaum für persönliche WeiterentwicklungBaut deine eigene Fähigkeit auf, unterstützend zu delegierenHält das Team motiviert, pünktlich fertig zu werden

Tipp

Volle Verantwortung kann sich für manche Menschen überwältigend anfühlen. Ermutige die Teammitglieder, einander bei ihren Aufgaben zu unterstützen - das nimmt Last und baut zugleich Vertrauen auf.

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Wiederholungs-Zusammenfassung

Tipp

Rückblick in einer Minute

• Die Planung beginnt erst, wenn der Projektmanager benannt ist, Ziele, Umfang und Liefergegenstände genehmigt sind, Rollen feststehen und die Charta freigegeben ist.
• Planung bildet die Arbeit ab, koordiniert andere Teams und Lieferanten, macht Risiken früh sichtbar, gewinnt Rückhalt und macht aus Einzelpersonen ein Team. Dass Pläne sich ändern, ist eingeplant.
• Drei Ergebnisse der Phase: der Zeitplan, das Budget und der Risikomanagementplan.
• Das Kickoff-Meeting ist der formale Start der Planung - Team, Stakeholder und Sponsor, eingeladen anhand des RACI-Diagramms.
• Agenda, rund eine Stunde: Vorstellungsrunde, Hintergrund, Ziele und Umfang, Rollen, Zusammenarbeit, wie es weitergeht, Fragen.
• Kickoff-Praxis: Agenda vorab teilen, jemanden fürs Protokoll bestimmen, sich an die Agenda halten, mit Zusammenfassung und Action Items nachfassen.
• Ein Meilenstein ist ein Zeitpunkt im Zeitplan, der Fortschritt markiert; eine Aufgabe ist eine Tätigkeit innerhalb eines festgelegten Zeitraums. Aufgaben führen hinauf zu Meilensteinen.
• Setze Meilensteine, indem du das ganze Projekt gegen die Charta prüfst, die großen Fortschrittspunkte herausziehst und die Fristen dann mit Team-Schätzungen und Stakeholder-Erwartungen verteilst.
• Top-down-Planung startet bei den Meilensteinen und zerlegt nach unten; Bottom-up startet bei den Aufgaben und fasst nach oben zusammen.
• Meilenstein-Fallstricke: zu viele, Aufgaben mit Meilensteinen verwechseln und beide getrennt statt gemeinsam auflisten.
• Ein PSP ist eine an den Liefergegenständen orientierte Hierarchie - Projekt, dann Meilensteine, dann Aufgaben - meist als Baum gezeichnet. Baue ihn zuerst auf hoher Ebene, dann die Aufgaben, dann die Teilaufgaben.
• Das PSP-Diagramm ist ein Denkwerkzeug; überführe seine Aufgaben in eine Tabellenkalkulation oder Work-Management-Software, um Verantwortliche zuzuweisen.
• Weise Aufgaben nach Rolle zu, dann nach Vertrautheit und Auslastung. Benenne Aufgaben mit einem Verb, ergänze eine verantwortliche Person, ein Fälligkeitsdatum und Details.

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Weiter: Den Projektplan bauen → - Zeitpläne, Schätzungen und das Gantt-Diagramm.